1. Scope of this Policy
This Privacy Policy explains how PREMA LLC (“we,” “us,” or “our”), the operator of Retreatrip, collects, uses, stores, shares, and protects personal information when you use the Retreatrip website, contact us, book or inquire about our services, communicate with us by email or social media, or use related services.
Our services may include guided retreats, personal guide services, self-guided audio walks, custom itinerary consultation, and related travel, cultural, and retreat experiences in Japan.
If you purchase or use a third-party service linked from our website, such as VoiceMap, Instagram, YouTube, a payment service, or another external platform, the privacy policy of that third party may also apply.
2. Information We Collect
We may collect the following categories of information, depending on how you interact with us:
- Information you provide through inquiry forms: first name, last name, email address, country of residence, services you are interested in, expected travel dates, and the contents of your message.
- Booking and service information: preferred dates, number of participants, participant names or contact details when necessary, itinerary preferences, meeting place, service history, and communications before, during, or after the service.
- Information needed to provide safe and appropriate services: dietary restrictions, allergies, mobility needs, health-related information, emergency contact information, or other details you voluntarily provide when necessary for the service. Please do not provide sensitive information unless it is necessary for us to provide the service safely and appropriately.
- Payment and refund information: payment status, transaction identifiers, billing information, refund status, and other information necessary to process bookings, deposits, payments, refunds, or accounting records. We do not intentionally store full credit card numbers; such information is handled by the relevant payment processor.
- Communications and feedback: emails, direct messages, comments, reviews, survey responses, testimonials, photos or videos you provide, and other communications with us.
- Website and device information: IP address, browser type, device information, operating system, access date and time, pages viewed, referring URL, approximate location inferred from access information, cookies, and similar technologies.
- Information from third-party platforms: information that becomes available to us when you interact with us through social media, payment services, booking tools, email tools, analytics services, VoiceMap, or other third-party platforms, subject to the settings and policies of those platforms.
3. Purpose of Use
We use personal information for the following purposes:
- To respond to inquiries and communicate with you about our services.
- To confirm availability, create proposals, arrange bookings, process payments, issue confirmations, and manage cancellations, rescheduling, refunds, and customer support.
- To provide guided retreats, personal guide services, audio walk-related support, itinerary planning, and related services.
- To arrange guides, staff, cultural venues, shrines, temples, restaurants, accommodations, transportation providers, interpreters, photographers, or other service partners when necessary.
- To personalize the service according to your interests, travel dates, pace, dietary needs, allergies, mobility needs, or other preferences.
- To support safety, emergency response, accident/illness handling, and risk management.
- To request feedback, conduct surveys, improve our services, develop new services, and analyze website and service usage.
- To send service-related emails, important notices, policy updates, and, where permitted, newsletters or promotional information. You may opt out of promotional emails at any time.
- To prevent fraud, spam, unauthorized access, or misuse of our website and services.
- To comply with laws and regulations, accounting and tax obligations, contractual obligations, and to establish, exercise, or defend legal claims.
- For other purposes that are incidental to the above purposes.
4. Sensitive Information and Information About Companions
We may ask for limited information about allergies, dietary restrictions, mobility needs, health conditions, emergency contacts, or similar matters only when necessary to provide our services safely and appropriately. Such information may be sensitive personal information under applicable laws. We will use it only for the purpose for which it was provided and will limit access to those who need it for service delivery or safety management.
If you provide personal information about companions or other participants, you represent that you have obtained any necessary consent from those individuals to provide their information to us and for us to use it in accordance with this Privacy Policy.
We do not intentionally collect highly sensitive information such as race, ethnicity, political opinions, religious beliefs, criminal records, trade union membership, or information concerning sex life or sexual orientation, unless it is voluntarily provided by you and necessary for the service or required by law.
5. Sharing and Third-Party Disclosure
We do not sell your personal information. We may share personal information with third parties only when necessary for the purposes described in this Privacy Policy, when we have your consent, or when permitted or required by law.
The categories of third parties with whom we may share information include:
- Guides, staff, assistants, interpreters, photographers, or other persons involved in providing the service.
- Shrines, temples, cultural venues, restaurants, accommodations, transportation providers, or other local partners when necessary to arrange or provide the service.
- Payment processors, booking tools, contact form providers, customer management tools, email delivery services, cloud storage providers, website hosting providers, analytics providers, security providers, and other IT/service providers.
- Third-party platforms such as VoiceMap, Instagram, YouTube, or other external services when you choose to access or use those services.
- Professional advisors such as lawyers, accountants, tax advisors, insurers, or other advisors.
- Medical professionals, emergency services, public authorities, courts, law enforcement, or other persons when necessary to protect life, body, property, safety, or legal rights, or to comply with laws and regulations.
When we entrust the handling of personal information to a service provider, we will take reasonable steps to ensure that the provider handles the information appropriately and only for the purposes instructed by us.
6. Payments and Reservations
When you make a booking, deposit, payment, or refund request, your payment-related information may be processed by a third-party payment processor. We may receive limited information from the payment processor, such as confirmation of payment, transaction ID, amount, currency, payment date, refund status, and limited billing details. We do not intentionally store full credit card numbers.
If a booking is made through a third-party platform or app, that platform’s own terms and privacy policy may apply in addition to this Privacy Policy.
7. Cookies, Analytics, and Embedded Content
We may use cookies and similar technologies to operate the website, remember preferences, improve usability, measure website performance, analyze traffic, prevent spam or unauthorized access, and improve our services.
We may use analytics tools, such as Google Analytics or similar services, to understand how visitors use our website. These tools may collect information such as IP address, device/browser information, pages viewed, referral source, approximate location, and usage patterns. You can manage or disable cookies through your browser settings. Please note that some website functions may not work properly if cookies are disabled.
Our website may contain embedded content or links from third-party services, including VoiceMap, Instagram, YouTube, maps, payment services, or other external platforms. Embedded content behaves as if you visited the third-party website directly. These third parties may collect data, use cookies, track your interaction with the embedded content, or combine such data with information from your account on that platform. Please review the privacy policies of those third parties.
8. Email, SNS, and Marketing Communications
We may contact you by email, contact form reply, direct message, or other communication methods to respond to inquiries, manage bookings, provide service information, send important notices, or communicate before, during, and after a service.
We may send newsletters, updates, event information, or promotional communications where permitted by law or where you have consented. You may opt out of promotional communications at any time by following the unsubscribe instructions in the email or by contacting us.
If you communicate with us through Instagram, YouTube, or other social media platforms, the platform’s own privacy policy will also apply. We may keep records of such communications to respond to your inquiries and provide our services.
9. International Users and Cross-Border Transfers
Retreatrip is operated from Japan and our services are primarily provided in Japan. If you access our website or services from outside Japan, your personal information may be transferred to, stored in, or processed in Japan or other countries where our service providers operate.
Some third-party service providers, such as cloud services, email tools, analytics tools, payment processors, social media platforms, or VoiceMap, may be located outside Japan. Where required by applicable law, we will take appropriate steps such as obtaining consent, confirming appropriate safeguards, or using service providers that maintain appropriate data protection measures.
Depending on your country or region of residence, you may have additional rights under applicable privacy laws, including rights to access, correct, delete, restrict, object to processing, data portability, withdraw consent, or lodge a complaint with a supervisory authority.
10. Retention Period
We retain personal information only for as long as necessary to achieve the purposes described in this Privacy Policy, to provide our services, to respond to inquiries, to comply with legal, tax, accounting, and record-keeping obligations, to resolve disputes, and to protect our rights.
Information relating to inquiries may be retained for a reasonable period necessary for follow-up and service improvement. Booking, payment, refund, tax, and accounting records may be retained for the period required or permitted by applicable laws. Sensitive information, such as allergy, health, mobility, or emergency information, will be retained only for as long as necessary for service provision, safety management, legal obligations, or dispute resolution, and will be deleted or anonymized when no longer necessary.
If you request deletion of your personal information, we will respond in accordance with applicable laws. Some information may need to be retained where required by law, for accounting/tax purposes, fraud prevention, security, dispute resolution, or legal claims.
11. Security Measures
We take reasonable technical, organizational, and administrative measures to protect personal information from unauthorized access, loss, misuse, alteration, leakage, or destruction. These measures may include access controls, password protection, encryption where appropriate, secure storage, limited access to those who need the information, and supervision of service providers.
However, no method of transmission over the internet or electronic storage is completely secure. We cannot guarantee absolute security.
12. Minors
Our services are generally intended for adults, or for minors who participate with the prior consent of a parent or legal guardian. Minors aged 16 or 17 may participate without an accompanying adult only if they have obtained prior written consent from a parent or legal guardian and have provided valid emergency contact information. In such cases, we may collect personal information directly from the minor to the extent reasonably necessary to arrange, provide, and communicate about the booked service.
For minors aged 15 or younger, participation must be accompanied by a parent, legal guardian, or responsible adult authorized by the parent or legal guardian. In such cases, the parent, legal guardian, or authorized responsible adult is responsible for providing any necessary personal information and consent.
We do not knowingly collect personal information directly from minors without appropriate consent from a parent or legal guardian. If you believe that a minor has provided personal information to us without appropriate consent, please contact us and we will take reasonable steps in accordance with applicable laws.
13. Your Rights and Requests
You may request disclosure, correction, addition, deletion, suspension of use, erasure, suspension of third-party provision, or disclosure of records of third-party provision of your retained personal data, to the extent provided by applicable laws. You may also request to withdraw consent where processing is based on your consent.
To protect your privacy and security, we may verify your identity before responding to a request. We will respond to requests within a reasonable period in accordance with applicable laws. We may be unable to comply with a request where retention or processing is required or permitted by law, where identity verification cannot be completed, or where other legal exceptions apply.
To make a request, please contact us using the contact information below.
14. Automated Decision-Making
We do not use personal information to make decisions solely by automated processing that have legal or similarly significant effects on you.
15. Changes to this Privacy Policy
We may update this Privacy Policy from time to time to reflect changes in our services, website, third-party tools, or applicable laws. When we make material changes, we will notify you by posting the updated policy on our website or by other appropriate means. The updated policy will become effective when posted unless otherwise stated.
16. Contact Us
If you have any questions, concerns, or requests regarding this Privacy Policy or our handling of personal information, please contact us at:
PREMA LLC / Retreatrip
Email: contact@retreatrip.co.jp
Address: 7F, 1-101-1 Sakuragicho, Naka-ku, Yokohama, Kanagawa 231-0062, Japan
1. 本ポリシーの適用範囲
本プライバシーポリシーは、Retreatripを運営するPREMA LLC（以下「当社」）が、Retreatripのウェブサイトの利用、問い合わせ、サービスの予約・相談、メールまたはSNSでの連絡、関連サービスの利用に際して取得する個人情報の取得、利用、保存、共有および保護について定めるものです。
当社のサービスには、ガイド付きリトリート、パーソナルガイド、セルフガイド型音声ウォーク、および日本国内における旅行・文化・リトリート関連体験が含まれる場合があります。
VoiceMap、Instagram、YouTube、決済サービスその他外部プラットフォームなど、当社ウェブサイトからリンクされた第三者サービスを購入または利用する場合には、当該第三者のプライバシーポリシーも適用されることがあります。
2. 取得する情報
当社は、お客様との関わり方に応じて、以下の情報を取得する場合があります。
- 問い合わせフォームから提供される情報：名、姓、メールアドレス、居住国、興味のあるサービス、旅行予定日、メッセージ内容。
- 予約およびサービス提供に関する情報：希望日、参加人数、必要に応じた参加者名または連絡先、集合場所、サービス利用履歴、サービス前後またはサービス中の連絡内容。
- 安全かつ適切なサービス提供に必要な情報：食事制限、アレルギー、移動に関する配慮、健康に関する情報、緊急連絡先、その他お客様が任意で提供する情報。サービス提供上必要な場合を除き、機微な情報は提供しないでください。
- 決済および返金に関する情報：支払状況、取引ID、請求に関する情報、返金状況、予約、デポジット、支払い、返金、会計記録の処理に必要な情報。当社は原則としてクレジットカード番号全体を保存せず、当該情報は決済事業者により取り扱われます。
- 連絡およびフィードバックに関する情報：メール、ダイレクトメッセージ、コメント、レビュー、アンケート回答、推薦文、お客様が提供する写真・動画、その他当社との連絡内容。
- ウェブサイトおよび端末に関する情報：IPアドレス、ブラウザの種類、端末情報、OS、アクセス日時、閲覧ページ、参照元URL、アクセス情報から推測されるおおよその位置情報、Cookieおよび類似技術。
- 第三者プラットフォームから得られる情報：SNS、決済サービス、予約管理ツール、メール配信ツール、アクセス解析サービス、VoiceMapその他第三者プラットフォームを通じて当社とやり取りする際に、当該プラットフォームの設定およびポリシーに従って当社が取得し得る情報。
3. 利用目的
当社は、取得した個人情報を以下の目的で利用します。
- お問い合わせへの回答および当社サービスに関する連絡のため。
- 空き状況の確認、提案作成、予約手配、決済処理、予約確認、キャンセル、日程変更、返金、カスタマーサポートのため。
- ガイド付きリトリート、パーソナルガイド、音声ウォークに関するサポート、関連サービスの提供のため。
- 必要に応じて、ガイド、スタッフ、文化施設、神社仏閣、飲食店、宿泊施設、交通事業者、通訳、撮影者その他サービス提供パートナーとの調整を行うため。
- お客様の関心、旅行予定日、ペース、食事制限、アレルギー、移動に関する配慮、その他希望に合わせてサービスを調整するため。
- 安全管理、緊急時対応、事故・病気への対応、リスク管理のため。
- フィードバック依頼、アンケート実施、サービス改善、新サービス開発、ウェブサイトおよびサービス利用状況の分析のため。
- サービスに関するメール、重要なお知らせ、ポリシー更新、および法令上許容される範囲でニュースレターやプロモーション情報を送付するため。プロモーションメールはいつでも配信停止できます。
- 不正、スパム、不正アクセス、ウェブサイトおよびサービスの不適切利用を防止するため。
- 法令遵守、会計・税務上の義務、契約上の義務、法的請求の確立・行使・防御のため。
- 上記に付随する目的のため。
4. 機微情報および同行者に関する情報
当社は、安全かつ適切なサービス提供に必要な場合に限り、アレルギー、食事制限、移動に関する配慮、健康状態、緊急連絡先等の情報をお尋ねすることがあります。これらの情報は、適用法令上、機微な個人情報に該当する場合があります。当社は、当該情報を提供された目的の範囲内でのみ利用し、サービス提供または安全管理上必要な者に限ってアクセスを認めます。
お客様が同行者または他の参加者に関する個人情報を当社に提供する場合、お客様は、当該情報を当社に提供し、当社が本プライバシーポリシーに従って利用することについて、必要な同意を取得しているものとします。
当社は、人種、民族、政治的意見、宗教・思想、犯罪歴、労働組合への加入、性生活または性的指向に関する情報など、高度に機微な情報を意図的に取得しません。ただし、お客様が任意に提供し、かつサービス提供上必要な場合または法令上必要な場合を除きます。
5. 第三者提供・共有
当社は、お客様の個人情報を販売しません。当社は、本プライバシーポリシーに定める目的の達成に必要な場合、お客様の同意がある場合、または法令上認められるもしくは求められる場合に限り、個人情報を第三者と共有することがあります。
共有先となり得る第三者の類型は以下の通りです。
- サービス提供に関与するガイド、スタッフ、アシスタント、通訳、撮影者その他の者。
- サービスの手配または提供に必要な場合の神社仏閣、文化施設、飲食店、宿泊施設、交通事業者その他地域パートナー。
- 決済事業者、予約管理ツール、問い合わせフォーム事業者、顧客管理ツール、メール配信サービス、クラウドストレージ、ウェブサイトホスティング、アクセス解析、セキュリティ事業者その他IT・サービス提供事業者。
- お客様が利用を選択した場合のVoiceMap、Instagram、YouTubeその他外部サービス。
- 弁護士、会計士、税理士、保険会社その他専門家。
- 生命、身体、財産、安全、法的権利を保護するため、または法令遵守のために必要な場合の医療関係者、緊急対応機関、公的機関、裁判所、捜査機関その他の者。
当社が個人情報の取扱いをサービス提供事業者に委託する場合、当該事業者が当社の指示した目的の範囲内で適切に情報を取り扱うよう、合理的な措置を講じます。
6. 決済および予約
お客様が予約、デポジット、支払い、返金依頼を行う場合、決済に関する情報は第三者の決済事業者により処理されることがあります。当社は、決済事業者から、支払確認、取引ID、金額、通貨、支払日、返金状況、限定的な請求情報などを受領する場合があります。当社は原則としてクレジットカード番号全体を保存しません。
第三者プラットフォームまたはアプリを通じて予約が行われる場合、本プライバシーポリシーに加えて、当該プラットフォームの利用規約およびプライバシーポリシーが適用されることがあります。
7. Cookie、アクセス解析、埋め込みコンテンツ
当社は、ウェブサイトの運営、設定の保存、利便性向上、パフォーマンス測定、アクセス解析、スパムまたは不正アクセス防止、サービス改善のためにCookieおよび類似技術を使用する場合があります。
当社は、Google Analyticsまたは類似サービスなどのアクセス解析ツールを利用し、訪問者によるウェブサイト利用状況を把握する場合があります。これらのツールは、IPアドレス、端末・ブラウザ情報、閲覧ページ、参照元、おおよその位置情報、利用傾向などを取得することがあります。Cookieはブラウザ設定により管理または無効化できます。ただし、Cookieを無効化した場合、ウェブサイトの一部機能が正常に動作しないことがあります。
当社ウェブサイトには、VoiceMap、Instagram、YouTube、地図、決済サービスその他外部プラットフォームの埋め込みコンテンツまたはリンクが含まれる場合があります。埋め込みコンテンツは、お客様が当該第三者サイトを直接訪問した場合と同様に機能します。これらの第三者は、データの取得、Cookieの使用、埋め込みコンテンツとのやり取りの追跡、または当該プラットフォーム上のお客様のアカウント情報との連携を行う場合があります。各第三者のプライバシーポリシーをご確認ください。
8. メール、SNS、マーケティング連絡
当社は、お問い合わせへの回答、予約管理、サービス案内、重要なお知らせ、サービス前後およびサービス中の連絡のため、メール、問い合わせフォームへの返信、ダイレクトメッセージその他の方法でお客様に連絡することがあります。
当社は、法令上認められる場合またはお客様の同意がある場合、ニュースレター、更新情報、イベント情報、プロモーション情報を送付することがあります。プロモーション連絡は、メール内の配信停止方法または当社への連絡により、いつでも停止できます。
Instagram、YouTubeその他SNSプラットフォームを通じて当社と連絡する場合、当該プラットフォームのプライバシーポリシーも適用されます。当社は、お問い合わせへの回答およびサービス提供のため、当該連絡内容を保存する場合があります。
9. 海外のお客様および越境移転
Retreatripは日本から運営され、主なサービスは日本国内で提供されます。お客様が日本国外から当社ウェブサイトまたはサービスを利用する場合、お客様の個人情報は、日本または当社のサービス提供事業者が所在する他国に移転、保存、処理されることがあります。
クラウドサービス、メール配信ツール、アクセス解析ツール、決済事業者、SNSプラットフォーム、VoiceMapなど、一部の第三者サービス提供事業者は日本国外に所在する場合があります。適用法令上必要な場合、当社は同意の取得、適切な保護措置の確認、または適切なデータ保護措置を講じる事業者の利用など、必要な対応を行います。
お客様の居住国または地域によっては、適用されるプライバシー法に基づき、アクセス、訂正、削除、処理制限、異議申立て、データポータビリティ、同意撤回、監督機関への苦情申立てなど追加の権利を有する場合があります。
10. 保存期間
当社は、本プライバシーポリシーに記載された目的の達成、サービス提供、お問い合わせ対応、法令・税務・会計・記録保存義務の履行、紛争解決、および当社の権利保護に必要な期間に限り、個人情報を保存します。
お問い合わせに関する情報は、フォローアップおよびサービス改善に必要な合理的期間保存する場合があります。予約、決済、返金、税務、会計に関する記録は、適用法令上必要または許容される期間保存する場合があります。アレルギー、健康、移動配慮、緊急時情報などの機微性のある情報は、サービス提供、安全管理、法令上の義務、紛争解決に必要な期間に限って保存し、不要となった場合は削除または匿名化します。
お客様から個人情報の削除請求があった場合、当社は適用法令に従って対応します。ただし、法令上の義務、会計・税務、詐欺防止、セキュリティ、紛争解決、法的請求のために一部情報を保存する必要がある場合があります。
11. 安全管理措置
当社は、個人情報への不正アクセス、紛失、不正利用、改ざん、漏えい、破壊を防止するため、合理的な技術的、組織的、管理的安全管理措置を講じます。これには、アクセス制限、パスワード保護、必要に応じた暗号化、安全な保存、必要な者に限ったアクセス、委託先の監督などが含まれます。
ただし、インターネット上の送信または電子的保存方法に完全な安全性はありません。当社は絶対的な安全性を保証するものではありません。
12. 未成年者
当社のサービスは、原則として成人、または親権者・法定代理人の事前同意を得た未成年者を対象とします。16歳または17歳の未成年者は、親権者または法定代理人による事前の書面同意を取得し、有効な緊急連絡先を提供した場合に限り、成人の同伴なしで参加できるものとします。この場合、当社は、予約されたサービスの手配、提供および連絡のために合理的に必要な範囲で、当該未成年者から直接個人情報を取得することがあります。
15歳以下の未成年者が参加する場合は、親権者、法定代理人、または親権者・法定代理人が認めた責任ある成人の同伴が必要です。この場合、必要な個人情報の提供および同意は、親権者、法定代理人、または委任を受けた責任ある成人が行うものとします。
当社は、親権者または法定代理人の適切な同意なく、未成年者から直接個人情報を取得することを意図していません。適切な同意なく未成年者の個人情報が当社に提供されたと思われる場合は、当社までご連絡ください。当社は適用法令に従い、合理的な対応を行います。
13. お客様の権利および請求手続き
お客様は、適用法令の定める範囲において、当社が保有する個人データの利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去、第三者提供の停止、第三者提供記録の開示を請求することができます。また、同意に基づく取扱いについては、同意の撤回を請求することができます。
お客様のプライバシーおよび安全を保護するため、当社は請求対応に先立ち本人確認を行う場合があります。当社は、適用法令に従い、合理的な期間内に請求に対応します。ただし、法令上保存または処理が必要もしくは許容される場合、本人確認が完了しない場合、その他法令上の例外に該当する場合には、請求に応じられないことがあります。
請求を行う場合は、下記のお問い合わせ先までご連絡ください。
14. 自動化された意思決定
当社は、お客様に法的効果または同様に重大な影響を及ぼす決定を、個人情報を用いた完全に自動化された処理のみによって行うことはありません。
15. 本プライバシーポリシーの変更
当社は、サービス、ウェブサイト、第三者ツール、適用法令の変更に応じて、本プライバシーポリシーを随時更新することがあります。重要な変更を行う場合、当社ウェブサイトへの掲載その他適切な方法によりお知らせします。特段の定めがない限り、更新後のポリシーは掲載時から効力を生じます。
16. お問い合わせ
本プライバシーポリシーまたは当社による個人情報の取扱いに関するご質問、ご相談、各種請求は、以下までご連絡ください。
PREMA LLC / Retreatrip
Email: contact@retreatrip.co.jp
所在地：〒231-0062 神奈川県横浜市中区桜木町1-101-1 7F
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